10. Januar 2022

Elektronische Prozesse nutzen & gezielt Kosten sparen mit HARDY SCHMITZ

„Der Gewinn liegt im Einkauf“ lautet eine alte Kaufmannsregel und sie ist immer noch gültig. Nur liegt der Schlüssel heute eben im digitalisierten Einkauf. Dabei werden gezielt elektronische Prozesse für die Beschaffung genutzt, um – wer hätte es gedacht – Zeit und Geld zu sparen. Diese Binsenweisheit liest man überall, jedoch hat sich das digitale System in vielen Unternehmen bereits mehr als bewährt gemacht.

Die Abwicklung der Beschaffungsprozesse wird für alle Mitarbeitenden wesentlich vereinfacht und diese abteilungsübergreifende Effizienz sorgt für ein leichtes Bearbeiten der Vorgänge, selbst wenn es mal so richtig hektisch wird und schnell gehen muss. Die Beschaffungszahlen werden transparent und übersichtlich. Damit ist die sichere Grundlage geschaffen, die Lieferantenbeziehungen und den Einkauf regelmäßig und mit wenigen Klicks zu prüfen. Und das sind bei Weitem noch nicht alle Vorteile, die ein Unternehmen aus der „Goldgrube“ Beschaffung für sich nutzen kann.

Wir – vom Team eBusiness – haben direkt bei unseren Kunden nachgefragt

Die Theorie ist schön, aber wir wollten es direkt von unseren Kunden wissen. Deswegen haben wir direkt nachgefragt, was Kunden von einer optimierten Beschaffung erwarten und sich von schlanken Prozessen im Einkauf wünschen. Im Wesentlichen wurden diese Aspekte genannt:

• einfachere und schnellere Bedarfsermittlung
• Freigaben zu Einkauf und Zahlung vereinfachen
• Wareneingang und Rechnungsprüfung erleichtern
• kurze und einheitliche Abwicklung von Vorgängen
• Datenaustausch zwischen Abteilungen optimieren
• interne Kommunikation zu Vorgängen besser organisieren
• alltägliche und sich wiederholende Aufgaben automatisieren
• bessere Übersicht zu Einkaufsdaten für sichere Entscheidungen

Bei Durchsicht und Analyse der Antworten haben wir festgestellt, dass sich diese Erwartungen an eine elektronische Abwicklung im Einkauf bereits mit sehr einfachen und durchaus hoch effizienten Lösungen verwirklichen lassen, die wir in unserem Service-Portfolio haben. Denn unsere bewährten Schnittstellen-Anbindungen liefern genau das, was gefordert und gewünscht wird.

Mit unseren Schnittstellen „kurze Prozesse“ machen

Archivieren, teilen, bearbeiten, suchen, ordnen und prüfen – mit den richtigen elektronischen Anbindungen (Schnittstellen) erledigen sich diese bislang zeitaufwendigen Bearbeitungsschritte (fast) von allein. Sie werden weitestgehend automatisiert abgearbeitet, sodass für die wichtigen Aufgaben in der jeweiligen Abteilung mehr Zeit zur Verfügung steht.

Dabei wird Ihre interne EDV mit unserem WEBShop verbunden und das geschieht durch kleine Software-Programme, die eine schnelle, fehlerfreie und zuverlässige Kommunikation zwischen den beiden Systemen sicherstellen. Das sind die sogenannten Schnittstellen (auf Englisch APIs). Und es gibt für jeden Anwendungsbereich und Verwendungszweck bereits verschiedene Schnittstellen-Lösungen, die komfortabel einfach die Abwicklung in Beschaffung und Einkauf optimieren.

In der Praxis bedeutet das für Ihr Unternehmen ganz konkret, dass HARDY SCHMITZ Ihrem Unternehmen alle relevanten Stammdaten automatisiert zur Verfügung stellt. Dazu zählen u. a. Artikelstammdaten, Produktinformationen, Verfügbarkeit, Preise und Rabatte. Einmal mit unserem WEBShop verbunden, stehen Ihnen je nach Art der Verbindungsstelle diese Informationen direkt in Ihrer hauseigenen EDV zur Verfügung.

Auf der anderen Seite werden Ihre eigenen Daten, wie beispielsweise Aufträge, auch direkt mit uns geteilt. So ersparen Sie sich viele zeitraubende Arbeitsschritte, die eine eigentlich einfache Bestellung mit sich bringt. Welche elektronischen Möglichkeiten Sie für Ihr Unternehmen nutzen können, dass zeigen wir in diesem kurzen Überblick auf.

IDS Schnittstelle für maximale Optimierungsmöglichkeiten

Mit IDS (Integrierte Daten Schnittstelle) verbinden Sie Ihre Software direkt mit unserem WEBShop. Dadurch wird ein einfacher sowie schneller Datenaustausch möglich und Ihre Mitarbeitenden können unmittelbar aus Ihrer EDV auf den HARDY SCHMITZ WEBShop zugreifen. So können Sie zum Beispiel Artikeldatensätze aus Ihrer Software in den Warenkorb unseres WEBShops übertragen – inklusive Angebots- und Bestellnummern. Und natürlich können auch Produktdaten aus dem Warenkorb in Ihre EDV importiert werden, sodass die Daten für Angebote, Bestellungen und Rechnungen weiterverwendet werden können. IDS bietet noch einige weitere unschlagbare Vorteile für Ihr Unternehmen. Ausführlichere Informationen zu IDS finden Sie hier.

IDS bietet u. a. diese Vorteile:

• direkte Verbindung zwischen Ihrer EDV und dem HARDY SCHMITZ WEBShop
• ohne weitere manuelle Dateneingaben werden Daten automatisch ausgetauscht
• immer aktuelle Übersichten zu Artikeldaten, Verfügbarkeit und Preisen

Mit der OCI Schnittstelle stets aktuelle Daten in der eigenen ERP

Die Schnittstelle OCI (Open Catalog Interface) ermöglicht den Austausch von Produktinformationen zwischen Ihrer EDV und unserem WEBShop. Artikeldatensätze lassen sich so stets aktuell in Ihrer Software einsehen und bearbeiten, da Sie aus Ihrem System direkt auf die aktuellen Daten in unserem WEBShop Zugriff haben. Damit müssen keine Daten in Ihrer ERP mehr aktualisiert und gepflegt werden. Weitere Informationen zu OCI finden Sie in dieser detaillierten Erklärung.

OCI bietet u. a. diese Vorteile:

• direkte Verbindung zwischen Ihrer EDV und dem HARDY SCHMITZ WEBShop
• schnelle, einfache Zusammenstellung von Artikeldaten zur eigenen Weiterverwendung
• immer aktuelle Übersichten zu Artikeldaten, Verfügbarkeit und Preisen

Bestellungen schnell erledigt mit der UGL Schnittstelle

Die UGL Schnittstelle (Übergabeschnittstelle Lang) wird ebenfalls zur Übertragung von Daten genutzt. Jedoch gibt es einige Unterschiede zu der OCI und der IDS Schnittstelle. So wird die Verbindung mittels einer UGL Schnittstelle zwischen Ihrer Software und unserer ERP (Warenwirtschaft) hergestellt. Dadurch können Sie schnell und bequem Ihre Anfragen und Bestellungen im UGL-Format an uns senden. Unsere Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen werden Ihnen im UGL-Format bereitgestellt, sodass diese Belege jederzeit in Ihre Software eingelesen bzw. importiert werden können. Weiterführende Informationen zur UGL Schnittstelle finden Sie hier.

UGL bietet u. a. diese Vorteile:

• direkte Verbindung zu der Warenwirtschaft von HARDY SCHMITZ
• Belegarten werden im standardisierten UGL-Format ausgetauscht
• sämtliche Belege können weiter in Ihrem System verwendet werden

Reibungsloser Austausch von Artikelstammdaten mit DATANORM

Gepflegte und aktuelle Artikelstammdaten sind die solide Grundlage für Ihre Einkaufs- und Kalkulationsprozesse. Dafür sorgt DATANORM. Unser Team eBusiness stellt Ihnen Ihren HARDY SCHMITZ-Artikelkatalog im Format DATANORM 4.0 zur Verfügung, den Sie dann in Ihre Software einlesen. Dieser Katalog wird von uns in einem vierwöchentlichen Rhythmus aktualisiert, sodass Sie per Klick aus Ihrer Software die Aktualisierung direkt starten können. Damit liegen Ihnen stets aktuelle und gepflegte Artikel- sowie Stammdaten in Ihrer Warenwirtschaft vor. Nähere Informationen zu DATANORM können Sie hier erfahren.

DATANORM bietet u. a. diese Vorteile:

• regelmäßige Aktualisierung von Artikelstammdaten in Ihrer Software
• vereinfacht Kalkulationen, Abrechnungen und Rechnungsstellung an Ihre Kunden
• reduziert Aufwände für Bestellungen an HARDY SCHMITZ

Unser Tipp vom Team eBusiness:
Da jede EDV über andere Systemanforderungen verfügt, lassen Sie uns gemeinsam die passende Schnittstelle für Ihre individuellen Anforderungen finden. Gern stehen Ihnen unsere Experten für ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung.

Jetzt noch einfacher Vorteile moderner Lagerverwaltung nutzen

Kontrolle, Verwaltung, Disposition und Bestellung sind EINFACH. IMMER. SCHNELL. mit unserem Handscanner erledigt. Mit der Unterstützung unseres Barcodescanners wird Lagerverwaltung und Beschaffung denkbar einfach. Sie erhalten von HARDY SCHMITZ die zum Scannen notwendigen Barcode-Etiketten, die Sie entsprechend in Ihrem Lager anbringen.

Schon kommt der Handscanner zum Einsatz und Sie können Ihren Bestellbedarf erfassen sowie verwalten. Muss der Bestand aufgefüllt werden, dann erfassen Sie über den Handscanner einen Warenkorb für die direkte Bestellung in unserem WEBShop mit der benötigten Menge. Der Warenkorb wird dann im Anschluss an uns abgesendet und schon können wir beginnen Ihre Artikel zu kommissionieren und zu versenden.

Alle Daten und Vorgänge, die über den Handscanner eingelesen sowie ausgelöst werden, stehen Ihnen in Ihrer Software ebenfalls zur Verfügung. Und wir stellen Ihnen ebenfalls einen Produktkatalog mit Barcodes zur Verfügung, sodass Sie Bestellungen auch bequem vom Schreibtisch aus mit dem Handscanner auslösen können.

Bei der Installation und technischen Ersteinrichtung stehen Ihnen unsere Experten aus dem Team eBusiness gern zur Verfügung. Informieren Sie sich gleich jetzt über diese komfortable und moderne Möglichkeit einer effektiven Lagerverwaltung.

Starten Sie 2022 digital durch - wir unterstützen Sie gern

Setzen Sie zusammen mit unserem Team eBusiness im neuen Jahr auf #kurzeProzesse. Nutzen Sie schon heute die Möglichkeiten, die Ihnen moderne Softwaremöglichkeiten bieten und specken Sie Ihre Aufwände sowie Kosten in Verwaltung und Organisation ab. Schlanke Prozesse und Reduzierung von unnötigem Arbeitsaufwand sind unser Spezialgebiet. Mit Sicherheit hat unser Team eBusiness genau die Lösungen parat, die für Ihr Unternehmen eine echte Punktlandung sind. Lassen Sie uns sprechen.